Centrala czy oddział – kto jest płatnikiem składek?

Często duże zakłady oraz firmy zmagają się z zasadami rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, w związku z zawiłością przepisów i niejasnymi interpretacjami prawnymi. Kto zatem jest płatnikiem i pod jakimi warunkami? Zasady rozliczeń z ZUS zależą od tego kto jest pracodawcą, w przypadku gdy firma ma strukturę wielooddziałową, czyli centralę i jednostki lokalne.

Centrala staje się płatnikiem składek ZUS, jeżeli jest pracodawcą osób zatrudnionych w poszczególnych jednostkach lokalnych danej firmy. Jeżeli umowy podpisywane są przez przedstawicieli jednostek lokalnych i one stają się pracodawcami, wówczas to one opłacają składki.

W sytuacji, gdy płatnikiem składek jest centrala firmy to powinna podać do ZUS następujące dane:

– własny numer NIP,

–  numer REGON ( 9- znakowy),

– nazwę skróconą centrali.

Natomiast w przypadku, gdy płatnikiem składek jest jednostka lokalna, to należy podać przy zgłoszeniu do ZUS:

– własny numer NIP,

– numer REGON (14-znakowy nadany dla jednostki lokalnej),

– nazwę skróconą jednostki lokalnej.

Każdy płatnik, ma obowiązek zgłosić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych celem rejestracji.

Jeżeli centrala jest płatnikiem składek, to powinna przekazać do ZUS jeden komplet dokumentów rozliczeniowych, wówczas rozlicza w nim składki za wszystkich pracowników centrali oraz jednostek lokalnych. Natomiast w przypadku, gdy jednostka lokalna jest płatnikiem składek, rozliczane składki są comiesięcznie przez centralę oraz przez daną jednostkę lokalną. Pamiętać należy, że każdy płatnik składek składa odrębny komplet dokumentów rozliczeniowych.

Kompletem dokumentów rozliczeniowych jest deklaracja ZUS DRA i załączone do niej odpowiednie raporty, tj. ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS RSA.

Istotnym dla formy złożenia dokumentacji rozliczeniowej do ZUS jest ilość zatrudnianych pracowników. I tak, jeżeli firma zatrudnia:

– do 5 osób – wówczas może rozliczać się przekazując dokumentację w formie papierowej,

– powyżej 5 osób – firma ma obowiązek rozliczać składki, poprzez przekazywanie dokumentacji elektronicznej, poprzez program Płatnik, aplikację ePłatnik lub z innego oprogramowania interfejsowego.

Dzisiejsze możliwości programu Płatnik lub innych oprogramowań interfejsowych pozwalają na sprawne przekazywanie przez jednostki lokalne do własnej centrali dokumentów rozliczeniowych osób pracujących w tych jednostkach, natomiast centrala po uaktualnieniu danych tworzy automatycznie zbiorową deklarację i raporty. Po kontroli zgodności przekazuje je do ZUS w jednym zestawie.

[mc4wp_form id="5288"]